業務システムとERPの違いと自社に合う選び方

会社の成長にあわせて、販売管理、在庫管理、会計、勤怠管理など、業務ごとにシステムを導入してきた企業は少なくありません。ひとつひとつの業務は便利になった一方で、システム同士がつながっておらず、データの転記や突き合わせに手間がかかっているという声もよく聞かれます。

そこで検討にあがりやすいのがERPです。ただ、「今使っている業務システムとERPは何が違うのか」「すべてをERPに置き換えるべきなのか」と迷う担当者の方も多いのではないでしょうか。業務システムとERPは対立するものではなく、目的や会社の状況によって最適な組み合わせが変わります。

この記事では、業務システムとERPの違いを整理したうえで、自社に合う選び方や組み合わせ方をわかりやすく解説します。業務システムの受託開発を手がけるウィソフト株式会社では、ERPやパッケージだけでは対応しきれない独自業務のシステム化もご支援しています。システムの見直しを検討する際の参考にしてください。

業務システムとERPの基本的な関係

業務システムとERPの違いを理解するには、まずそれぞれがどのような役割を持っているのかを押さえておくことが大切です。言葉としては別々に使われることが多いものの、両者には重なり合う部分があります。

ERPは、広い意味では業務システムの一種ともいえます。業務システムが「特定の仕事を支える仕組み」の総称であるのに対し、ERPは「会社の中心となる複数の業務をひとつにまとめて管理する仕組み」です。つまり、両者の違いは「どこまでの範囲を、どのようにつなげて管理するか」にあります。

業務システムは特定の業務を支える仕組み

業務システムとは、企業の業務を効率よく進めるために使われるシステムの総称です。販売管理、在庫管理、購買管理、会計、人事給与、勤怠管理、顧客管理、ワークフローなど、その種類は多岐にわたります。

多くの場合、業務システムは部門や業務ごとに導入されます。経理部門は会計システム、営業部門は顧客管理システム、倉庫では在庫管理システムといったように、それぞれの現場が使いやすいものを選ぶ形です。必要な業務から順番に導入できるため始めやすく、現場の要望にも合わせやすい点が特徴です。

一方で、システムごとにデータを別々に持つため、部門をまたぐ情報のやり取りでは、データの出力や取り込み、手作業での転記が発生しやすくなります。導入したシステムの数が増えるほど、このつなぎ目の負担が大きくなる傾向があります。

ERPは基幹業務を統合して管理する仕組み

ERPは「Enterprise Resource Planning」の略で、もともとは企業の資源であるヒト・モノ・カネ・情報を一元的に管理し、経営に活かすという考え方を指します。現在では、その考え方を実現するためのシステムをERPと呼ぶことが一般的です。

ERPの大きな特徴は、会計、販売、購買、在庫、生産、人事などの機能が、共通のデータベースでつながっている点です。営業担当者が受注を登録すると、その情報が在庫の引き当てや出荷、請求、会計処理にまで反映されます。部門ごとに同じ情報を入力し直す必要がなく、会社全体の数字をリアルタイムに近い形で把握しやすくなります。

業務システムとERPの主な違い

業務システムとERPは、どちらも業務を効率化するための仕組みですが、設計の考え方や導入によって得られる効果には違いがあります。ここでは、検討の際に押さえておきたい代表的な違いを紹介します。

管理する範囲とデータの持ち方

もっとも大きな違いは、管理する範囲とデータの持ち方です。個別の業務システムは、担当する業務に必要なデータをそれぞれのシステムの中で管理します。そのため、取引先名や商品コードといった同じ情報が、複数のシステムに別々に登録されていることも珍しくありません。

ERPでは、こうした情報を共通の基盤で管理します。取引先や商品、社員などの基本情報であるマスタデータが統一されるため、部門ごとに表記がばらばらになったり、どの数字が正しいのかわからなくなったりする状況を防ぎやすくなります。

個別の業務システムでも、システム同士を連携させることで情報をつなげることは可能です。ただし、連携の仕組みを別途開発・管理する必要があり、システムの数が多いほど手間やコストがかかりやすくなります。

導入の目的と効果が表れる範囲

導入の目的にも違いがあります。個別の業務システムは、特定の業務の効率化や課題解決を主な目的としています。たとえば「請求書の作成に時間がかかる」「勤怠の集計ミスを減らしたい」といった、現場の具体的な困りごとを解消するのに向いています。

一方、ERPは会社全体の業務の流れを整え、経営情報を見えやすくすることを目的としています。効果は特定の部署だけでなく、部門間の連携や経営判断のスピードなど、会社全体に広がります。いわば、業務システムが「部分の最適化」を得意とするのに対し、ERPは「全体の最適化」を目指す仕組みといえるでしょう。

柔軟性とカスタマイズの考え方

柔軟性の面でも考え方が異なります。個別の業務システムは、対象とする業務が限られている分、自社のやり方に合わせて選んだり、作り込んだりしやすい傾向があります。独自の業務フローがある場合でも、それに合わせた仕組みを用意しやすいでしょう。

ERPは、多くの企業で使われてきた標準的な業務の進め方をもとに設計されています。そのため、ERPの標準機能に業務を合わせることで、効率化の効果を得やすくなります。近年は、カスタマイズを最小限に抑え、標準機能に業務を合わせていく「Fit to Standard」という考え方も広がっています。ただし、自社の強みにつながる独自の業務まで標準に合わせてしまうと、かえって競争力を損なうおそれもあります。どこを標準に合わせ、どこを独自に残すのかを見極めることが大切です。

ERPの種類と導入形態

ひとくちにERPといっても、カバーする範囲や提供形態によっていくつかの種類があります。自社に合うものを選ぶためには、ERPの種類による違いも知っておくと安心です。

統合型・コンポーネント型・業務ソフト型

ERPは、カバーする範囲によって大きく三つのタイプに分けられます。

統合型ERPは、会計、販売、購買、在庫、生産、人事など、企業の基幹業務を幅広くひとつのシステムでカバーするタイプです。全社のデータを一元管理しやすい反面、導入範囲が広い分、費用や期間がかかりやすくなります。

コンポーネント型ERPは、必要な機能を選んで組み合わせられるタイプです。まずは会計と販売管理から始め、あとから在庫や人事の機能を追加するといった段階的な導入がしやすくなります。

業務ソフト型ERPは、会計や販売管理など特定の業務に強みを持つソフトを中心に、ERPとしての機能を広げていくタイプです。比較的導入しやすく、中小企業でも検討しやすい点が特徴です。

クラウド型とオンプレミス型

提供形態としては、インターネットを通じて利用するクラウド型と、自社でサーバーを用意して運用するオンプレミス型があります。クラウド型はサーバーの準備や保守の負担を抑えやすく、比較的短期間で導入しやすい点が魅力です。オンプレミス型は、自社の環境に合わせて柔軟に構築しやすい一方、初期費用や運用の負担が大きくなりやすい傾向があります。

どちらが優れているというよりも、自社のセキュリティ方針や既存システムとの連携、運用体制に合っているかで判断することが大切です。

ERPを導入するか、既存の業務システムを活かすかは、会社ごとに最適な答えが異なります。ウィソフト株式会社では、企画・設計から開発・運用までワンストップで対応し、企業ごとの業務に合わせた業務システムの開発を行っています。ERPと既存システムの連携や、ERPではカバーしきれない業務のシステム化についても、お気軽にご相談ください。

自社に合うのはERPか業務システムか

業務システムとERPのどちらを選ぶべきかは、企業の規模や業務の複雑さ、今後の事業計画によって変わります。ここでは、それぞれが向いている企業の特徴と、両者を組み合わせる考え方を紹介します。

ERPが向いている企業の特徴

ERPが向いているのは、部門をまたぐ業務が多く、情報の分断が大きな課題になっている企業です。受注から出荷、請求、会計までの流れに多くの部署が関わり、転記や確認に時間がかかっている場合は、ERPによる一元管理の効果を感じやすいでしょう。

また、複数の拠点やグループ会社の情報をまとめて把握したい企業や、経営判断に使う数字を素早くそろえたい企業にも適しています。内部統制を強化したい場合や、事業の拡大に向けて管理体制を整えたい場合にも、ERPは有力な選択肢になります。

個別の業務システムが向いている企業の特徴

一方で、課題が特定の業務に集中している場合は、個別の業務システムのほうが適していることがあります。たとえば、請求業務だけが大きな負担になっている、現場の作業記録を効率化したいといったケースでは、全社的なERPを導入するよりも、必要な業務に絞ったシステムのほうが早く効果を得やすくなります。

また、自社ならではの業務フローが強みになっている企業では、ERPの標準機能では対応しきれないこともあります。そのような場合は、業務に合わせて開発したシステムのほうが現場にとって使いやすく、強みを活かしやすい選択になるでしょう。予算や導入期間を抑えながら、段階的にシステム化を進めたい場合にも向いています。

ERPと業務システムを組み合わせる選択肢

実際には、ERPか業務システムかの二者択一ではなく、両者を組み合わせて使う企業も多くあります。会計や販売管理といった標準化しやすい業務はERPで管理し、自社独自の業務や現場特有の作業は専用の業務システムで対応するという考え方です。

この場合、ERPと業務システムの間でデータをどのようにやり取りするかが重要になります。API連携などを活用してデータが自動でつながる仕組みを整えれば、二重入力を防ぎながら、それぞれの強みを活かした運用がしやすくなります。すべてをひとつのシステムで完結させることにこだわらず、業務ごとに最適な仕組みを選ぶ視点が大切です。

検討を進める際に押さえたいポイント

ERPの導入や業務システムの見直しは、会社全体に影響する取り組みです。失敗を防ぐためには、システムを選ぶ前の準備と、導入後を見据えた計画が欠かせません。

現状の業務とシステムを棚卸しする

最初に取り組みたいのが、現在の業務とシステムの棚卸しです。どの部門がどのシステムを使い、どの情報をどこに入力しているのか、システム間でどのようなデータのやり取りが発生しているのかを整理します。

棚卸しを進めると、同じ情報を複数の場所で管理している、表計算ファイルでの手作業が残っているといった課題が見えてきます。そのうえで、標準化できる業務と、自社独自のやり方を残すべき業務を切り分けると、ERPに任せる範囲と個別のシステムで対応する範囲を判断しやすくなります。

導入後の運用と拡張まで見据える

システムは導入して終わりではありません。導入時の費用だけでなく、毎月の利用料や保守費用、社員への操作研修、既存データの移行など、導入後に必要な負担も含めて検討することが大切です。

また、数年後の事業展開も見据えておきましょう。拠点や取引量が増えたときに対応できるか、新しいサービスと連携できるかといった拡張性は、長く使い続けるうえで重要なポイントです。現在の課題だけでなく、将来の姿から逆算して仕組みを選ぶことで、後から大きな作り直しが必要になるリスクを抑えやすくなります。

業務システムとERPの違い まとめ

業務システムは、販売管理や会計、勤怠管理など特定の業務を支える仕組みであり、ERPはそれらの基幹業務を共通のデータ基盤でつなぎ、会社全体を統合的に管理する仕組みです。業務システムは部分の最適化を得意とし、ERPは全体の最適化を目指すという違いがあります。

どちらが優れているということではなく、部門間の連携が課題ならERP、特定業務の改善や独自業務への対応が必要なら個別の業務システム、というように目的に合わせて選ぶことが大切です。両者を組み合わせ、データ連携によってそれぞれの強みを活かす方法も有効です。

ウィソフト株式会社では、業務システムやWebシステムの受託開発を通じて、企業ごとの課題に合わせた仕組みづくりを支援しています。ERPと連携する周辺システムの開発や既存システムとのデータ連携、ERPでは対応しきれない独自業務のシステム化まで、企画・設計から開発・運用までワンストップで対応可能です。業務システムやERPの見直しをご検討の際は、ぜひお気軽にお問い合わせください。